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Enviar DARF, DAS, boletos e outras guias por e-mail faz parte da rotina de muitos escritórios contábeis.
É rápido, simples e funciona há anos.
O problema é que os criminosos também conhecem essa rotina e aprenderam a fazer com que uma fraude pareça uma comunicação normal entre contador e cliente.
Existem golpes em que boletos e documentos legítimos são alterados para direcionar o pagamento para outra conta. E nem sempre existe aquele e-mail claramente suspeito que chama a atenção logo de cara.
A mensagem pode chegar com o nome do escritório, uma conversa parecida com a habitual e até um remetente que aparenta ser o endereço utilizado normalmente pelo contador. Isso pode acontecer tanto pelo comprometimento de uma conta de e-mail quanto por técnicas utilizadas para mascarar ou falsificar a identificação do remetente.
Para quem recebe, tudo parece estar no lugar.
O nome está correto. O assunto faz sentido. A guia chegou na época esperada.
O problema pode estar justamente dentro do documento: os dados utilizados para direcionar o pagamento foram alterados.
Esse é um ponto importante.
Quando uma guia adulterada chega ao cliente, é comum que o escritório seja o primeiro procurado. Afinal, foi dele que aparentemente partiu a comunicação.
Mas isso não significa que o contador tenha gerado ou enviado um documento errado.
A fraude pode acontecer em diferentes pontos. A conta de e-mail do escritório ou do cliente pode ser comprometida, uma mensagem pode ser imitada, o remetente pode ser mascarado ou um arquivo legítimo pode ser utilizado como base para produzir outro adulterado.
Ou seja, o escritório pode ter gerado e disponibilizado a guia correta e, ainda assim, o cliente acabar diante de um documento fraudulento.
É justamente aí que começa o desgaste.
O cliente acredita que pagou uma obrigação enviada pelo contador. Depois descobre que o dinheiro foi para outro destinatário e que a guia verdadeira continua pendente.
Além do prejuízo, surge uma situação difícil para os dois lados: entender de onde partiu o documento, qual arquivo realmente foi enviado e em que momento ocorreu a fraude.
Uma orientação simples pode evitar um grande problema: antes de concluir qualquer pagamento, é importante conferir o beneficiário apresentado pelo próprio banco.
O Banco Central recomenda verificar os dados exibidos no momento do pagamento, principalmente quem receberá o valor. Se o beneficiário apresentado não for o esperado, a operação não deve ser concluída.
Consulte a orientação do Banco Central
Mas o crescimento desse tipo de fraude também traz uma pergunta para os escritórios contábeis:
É necessário continuar enviando documentos de pagamento como anexos de e-mail?
Uma alternativa é mudar um pouco essa rotina.
O e-mail continua sendo utilizado para avisar o cliente, mas a guia não precisa mais seguir anexada à mensagem.
Ela pode ser disponibilizada em um ambiente próprio, no qual o cliente acessa seus documentos diretamente.
Essa é a proposta do Transdoc, plataforma desenvolvida pela ICNEx para envio e recebimento de documentos entre empresas, escritórios e seus clientes.
Quando um novo arquivo é disponibilizado, o cliente pode receber a notificação por e-mail e acessar o Transdoc para consultar e baixar o documento.
Na prática, muda uma coisa importante: em vez de confiar apenas no arquivo que apareceu dentro da caixa de entrada, o cliente sabe que deve buscar suas guias e documentos no ambiente utilizado pelo escritório.
O Transdoc também permite organizar arquivos por cliente e departamento e manter o histórico dos documentos disponibilizados e acessados.
Não significa abandonar o e-mail.
Ele continua sendo uma ferramenta importante para comunicação.
A diferença é que ele deixa de ser o local onde o documento financeiro precisa necessariamente circular.
Nenhuma ferramenta consegue eliminar completamente o risco de fraude.
Por isso, a prevenção precisa acontecer dos dois lados.
O escritório precisa proteger suas contas, orientar sua equipe e criar uma forma mais controlada de entregar documentos. O cliente, por sua vez, precisa saber onde buscar suas guias e criar o hábito de conferir os dados antes de realizar qualquer pagamento.
Essa combinação é importante porque golpes cada vez mais bem elaborados tornam insuficiente aquela antiga orientação de simplesmente “verificar se o e-mail parece verdadeiro”.
Às vezes, ele parece.
E esse é justamente o problema.
Para o escritório contábil, adotar um processo próprio para disponibilizar documentos ajuda a reduzir essa dependência do anexo recebido por e-mail e ainda facilita a identificação do que efetivamente foi colocado à disposição do cliente.
No fim, a mudança pode ser bastante simples:
O e-mail continua avisando. A guia não precisa continuar viajando dentro dele.
Fonte:
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