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A Gol Linhas Aéreas registrou em 2024 e 2025 um volume expressivo de cancelamentos e atrasos que afetou diretamente empresas e profissionais autônomos que viajam a trabalho. Quando uma passagem é cancelada e o valor é reembolsado pela companhia aérea, surge uma dúvida que chega com frequência ao escritório contábil: como tratar esse valor? A despesa original ainda é dedutível? O reembolso vira receita? A resposta depende do regime tributário do cliente e do momento em que cada evento ocorre dentro do período de apuração.
O ponto de partida é a regra geral. Despesas com passagens aéreas são dedutíveis quando caracterizadas como despesas operacionais necessárias à atividade da empresa, conforme o artigo 299 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR). Para que a dedução seja válida, a despesa precisa ser usual, necessária e comprovada por documentação hábil. Uma passagem comprada para uma viagem de negócios real, com nota fiscal ou recibo emitido pela companhia aérea, atende a esses critérios sem maiores complicações.
O problema aparece quando o voo é cancelado. Quem precisar entender os direitos do passageiro nessa situação antes de calcular o impacto financeiro pode consultar um guia sobre voos cancelados gol para ter clareza sobre o que a companhia é obrigada a oferecer, seja reacomodação, reembolso integral ou indenização por danos. Esse entendimento é o ponto de partida para o tratamento contábil correto do que vier depois.
O cenário mais comum é o seguinte: a empresa compra a passagem, lança a despesa no período de competência, e só depois recebe o cancelamento e o reembolso da companhia aérea. O tratamento contábil correto depende do momento em que o reembolso ocorre. Se a passagem foi comprada e cancelada dentro do mesmo exercício fiscal, o reembolso funciona como um estorno da despesa original: o lançamento é revertido, reduzindo o valor que havia sido registrado como despesa. Não há receita envolvida nessa operação.
Se o cancelamento e o reembolso ocorrem em exercício posterior ao da compra, o valor recebido é tratado como recuperação de despesas, lançado em conta de resultado como outras receitas, e não como receita operacional. A distinção importa porque afeta tanto a apresentação das demonstrações financeiras quanto o cálculo dos tributos no período de recebimento.
O lançamento original da despesa só permanece válido se houver efetivo desembolso sem contrapartida de reembolso. Quando o reembolso é total, não há despesa líquida a ser deduzida, porque o serviço não foi prestado e o valor retornou integralmente aos cofres da empresa. Para fins do artigo 299 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR), a dedutibilidade exige que a despesa tenha sido efetivamente incorrida e necessária à produção da renda. Se o exercício encerra com o reembolso já recebido, o resultado líquido da operação é zero e não há base para manutenção da dedução.
Para empresas no Lucro Real, o tratamento descrito acima se aplica de forma direta. As despesas operacionais dedutíveis reduzem a base de cálculo do IRPJ e da CSLL, e a recuperação de despesas recebida em exercício posterior integra o resultado do período correspondente como outras receitas.
No Lucro Presumido, a base de cálculo dos tributos é apurada sobre a receita bruta com aplicação de percentuais fixos, sem dedução de despesas operacionais. A passagem cancelada não gera impacto direto no IRPJ ou na CSLL, e o reembolso recebido, tratado como recuperação de despesas, tampouco integra a receita bruta para fins de presunção. No entanto, dependendo da natureza do valor e de como a operação está estruturada, pode haver reflexos na apuração do PIS e da COFINS, o que requer avaliação caso a caso. O contador deve documentar a origem do crédito recebido com precisão para sustentar o tratamento adotado em eventual questionamento.
Para empresas no Simples Nacional, a questão é mais direta. A base de cálculo do DAS é estritamente a receita bruta decorrente da venda de bens e serviços, conforme a Lei Complementar nº 123/2006. O reembolso de uma passagem aérea cancelada não é receita bruta e não integra a base de cálculo do DAS em nenhuma hipótese. O contador deve, ainda assim, manter a documentação da operação em ordem, tanto da despesa original quanto do reembolso recebido, para fins de comprovação de movimentação financeira em caso de fiscalização.
O Microempreendedor Individual opera em regime ainda mais simplificado, com tributação em valores fixos mensais independentemente do faturamento dentro do limite legal. Despesas com passagens não afetam diretamente o imposto devido. No entanto, para fins de comprovação de movimentação financeira e eventual fiscalização, manter os registros de despesas com viagens de negócios, incluindo passagens canceladas e reembolsos recebidos, é uma prática recomendável mesmo para quem não tem obrigação contábil formal.
Além do reembolso do valor da passagem, a legislação brasileira prevê em alguns casos o direito à indenização por danos materiais e morais decorrentes do cancelamento de voo. Quando uma empresa recebe esse tipo de indenização, o tratamento contábil e tributário se torna mais complexo.
Indenizações por dano emergente, aquelas que recompõem uma perda efetiva já contabilizada como despesa, são tratadas como recuperação de despesas no período do recebimento. Indenizações por lucro cessante ou dano moral têm tratamento menos uniforme na doutrina e na prática da Receita Federal, e o contador deve analisar cada caso com cautela, especialmente se os valores forem relevantes. Em todos os casos, a documentação que comprova a origem e a natureza da indenização é indispensável.
Independentemente do regime tributário ou do desfecho do cancelamento, a documentação é o que sustenta qualquer posição adotada. Isso inclui o comprovante de compra da passagem, o comunicado de cancelamento emitido pela companhia aérea, o protocolo de solicitação de reembolso ou reacomodação e o comprovante do crédito recebido. Em caso de contestação pelo Fisco, é essa trilha documental que permite demonstrar a natureza e a necessidade da despesa original e justificar o tratamento contábil adotado.
O tema não tem resposta única porque depende de variáveis que mudam de cliente para cliente. O papel do contador é justamente fazer esse mapeamento antes de orientar, evitando tanto a omissão de receitas quanto a dedução indevida de despesas que não resistem a um questionamento da Receita Federal.
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